企業向けeラーニングシステムの選び方のポイントと重視すべき機能
2024.11.15
目次
はじめに
eラーニングシステムの導入を検討している担当者の中には、どのようなシステムが自社に合っているのか、選定に迷う方もいらっしゃるのではないでしょうか。
eラーニングシステムを導入する際は、機能だけで選ぶよりも、自社の目的に沿ったシステムを選ぶことで、ミスマッチのない選定ができますよ。
今回は、導入目的に沿ったeラーニングシステムの選び方や、コスト面・機能を重視した選定のポイントを解説します。
企業向けeラーニングシステムを目的から検討したい場合
eラーニングシステムは、導入の目的によって、機能や操作性、他のシステムとの連携性、カスタマイズ性、コストを考慮して選ぶのが望ましいでしょう。
以下、eラーニングに求められる目的ごとにポイントを紹介します。
理解度を図るためにテストを実施したい場合
例えば、コンプライアンスに関するテストを実施し、履歴管理を一元化したいとします。
テスト作成は簡単か、操作はしやすいかといったユーザーインターフェイスの良さに加え、テスト実施をしていない受講者に対し、自動Push機能があれば便利です。
また、テスト実施時の機能の充実度やカスタマイズ性の確認も必要です。時間の制限、テストの回数設定、結果画面に正解を出すか出さないか、カテゴリからの問題抽出機能など、そのテストの重要度によって必要とされる機能が変わってきますので、注意しましょう。
社内のセミナー・勉強会などを、オンデマンド方式で固定化していきたい場合
この場合は、作り手と受講者（ユーザー）がいかにシステムを簡単に使えるかが非常に重要です。コンテンツが充実し、常に情報がアップデートされている状態を作れると、システムは「活きた」ものに変わります。
作り手側がITにさほど詳しくなくても、動画やアンケートを簡単に作成し、システムにアップして、配信までできるようになっているかどうか、選定の際に確認しましょう。
また、受講者側（ユーザー）の利便性も重視する必要があります。
ユーザーがコンテンツをすぐに確認できたり視聴できたりすれば、学習が定着しやすくなります。
その場合、導入するシステムそのものの使いやすさに加えて、シングルサインオン（社内システムのトップページからログインをせずに遷移できる機能）ができると有効です。
ユーザーは、コンテンツの在りかを導入部署に尋ねる煩わしさからも解放されます。
一般的なビジネススキルなどのコースを導入したい場合
社員の基礎力アップ、福利厚生、階層別研修等にパッケージのコースを導入されたい場合があるかと思います。そこで注意したいのが、内容が受講者スキルのレベルと一致しているかどうかです。求めているコースの有無やコースの充実度ばかりに気を取られてしまい、タイトルだけで選ぶと、難易度がズレてしまうことがあるからです。
したがって、そのコースが受講対象者の難易度に合っているかどうか、導入前にしっかり確認しましょう。また、受講者が飽きない工夫がされていることや、受講者自身のニーズ（仕事使えるか、将来のキャリアに役立ちそうかなど）に合っているか、見極めることも大切です。
レベル感の差異や、自社のビジネス、仕事内容に合わないと感じた場合は、無理にパッケージコースを導入するのではなく、内製化や、必要なコースの制作依頼を検討しましょう。
受講者が無駄だと感じたり、コースの評判が悪くなったりすると、システム自体の評判が落ち、利用率が落ちてしまう原因となってしまいます。
コストに応じて検討したい場合
企業向けeラーニングシステムの導入コストやランニングコストは、多くの担当者が気になるポイントではないでしょうか。
予算内に収めるためにも、以下3点に着目し、比較検討しましょう。
- 初期費用（セットアップ費用）
- 基本利用料（データ転送量が無制限、あるいは従量制かなど）
- 教材の準備費用
初期費用（セットアップ費用）は、無料と有料の場合があります。無料の方がお得な印象があるかもしれませんが、一概にそうとは言い切れません。
初期費用が無料のシステムの場合、基本機能が少ない、サポートが少ない、目的の所でお話したような機能のカスタマイズができない、などのデメリットがあるからです。
ある程度ITの知識があり、特定の目的のためだと割り切って、システムを利用する場合には、無料のものでも良いかもしれません。
しかし、そうではなければ、有料のものも含めてきちんと吟味することをおすすめします。もちろん、有料のものでもサービスが無料と変わらないこともありますので、注意が必要です。
基本利用料は、主にID数単位での課金、同時ログイン制限による課金のパターンがあります。
登録するIDの数が少ない、短期間で入れ替わりをする場合は、ID数単位の料金が向いています。一方、IDの数は多いけれども、利用するタイミングがそれほど集中しないのであれば、同時ログイン制限の料金体系が向いています。
なお、システムによっては上記料金体系に加えて、コースや映像を保存するディスクの利用料、映像を配信したデータ量毎に料金が発生する、「流量課金」が存在します。
これらは小さく書いてあるだけの場合もありますので、営業担当者にどのような費用がかかるのか、必ず確認しましょう。
また、一方でコストだけに注目してしまうと、サーバーやセキュリティの質が低くて運用に支障をきたすことも考えられます。
費用と合わせて、以下についても検討しましょう。
- 個人情報や機密情報を預けるサーバーのセキュリティは本当に大丈夫か
（データが保管されるサーバーの設置国や管理状況も大切です）。 - 短期間で定期的に停止するなど、サーバーの稼働条件が付いていないか。
- 実際にアクセスをして、ログインや画面の動作、動画の再生が重くないか。
いずれにしても、まずは入念な資金計画を立てることです。
さらに最低限システムを利用するにあたり必要なことを検討したうえで、長期にわたる運用コストを考慮して選びましょう。
比較ポイント
企業向けeラーニングシステムの導入条件は企業によって異なりますが、共通項目を押さえておくことが大切です。
目的が明確になったら、次は以下の３点を比較してみましょう。
- 操作性
- コンテンツ
- システムの種類
それぞれ詳しく解説します。
操作性
企業向けeラーニングシステムで社員の学習進捗や理解度を把握するためには、管理者にとって使いやすいシステムであることが重要です。
操作性が良くなければ作業効率が下がり、日常業務の妨げにもなります。
管理者の負担を軽減するためには、購入前にデータの抽出や分析などが簡単にできるかを確認しましょう。
特に独自のコンテンツを制作する場合は、誰もが直感的に操作できるシステムであることが求められます。トライアルを利用し、操作性や使用感を確かめてから購入することをおすすめします。
コンテンツ
企業向けeラーニングシステムのコンテンツは、自社で制作するか既製コンテンツを購入か、あるいは業者に制作を依頼するか決める必要があります。いずれにしても、自社の目的に沿ったコンテンツを選ぶことが重要です。
自社で制作するメリットは以下の3つです。
- 経験やノウハウを基にした教材が作れる
- 教材を常に最新の状態に保てる
- 費用を抑えられる
ただし、自社で制作する場合、客観的な視点が欠けてしまい、内容が偏ることや、教材が使いにくいことがあります。受講者にとって扱いやすい教材にしたり、配信・管理しやすい環境を整えたりすることが大切です。
一方、既製コンテンツを購入するメリットは以下の3つです。
- 自社で研修内容を考える手間が省ける
- 自社に適した教材を自由に選べる
- 専門分野のコンテンツがそろっている
既製コンテンツを利用する際は、購入前にラインナップや契約期間、料金を確認することが大切です。
また、目的から検討したい場合、の項目で記したように、社員のレベルに合っているか、内容はわかりやすいか、学習効果が高いかといったことも必ず確認しておきましょう。
システムの種類
eラーニングシステムには、クラウドサーバーを利用する「クラウド型」と、自社サーバーを利用する「オンプレミス型」の2種類があります。
クラウド型
クラウド型とは、クラウドサーバー上に構築されたシステムを利用して 受講する学習形態です。メリット・デメリットは以下のとおりです。
メリット
- インターネット環境さえあれば、自宅や外部からでもアクセスが可能
- 初期コストが安いことが多い
- 導入までの期間が短いことが多い
デメリット
- セキュリティ面にリスクがある
- 利用者数が多い場合に月額コストが高くなるケースがある
オンプレミス型
オンプレミス型は自社で保有しているサーバーを利用する学習形態です。
メリット・デメリットは以下のとおりです。
メリット
- カスタマイズに対応しやすい、できることが多い
- 自社でセキュリティ対策ができる
- 社内システムとの連携がしやすい
- 利用人数が非常に多い場合には、コストメリットが出ることがある
デメリット
- 初期コストがクラウドに比べて大幅に増える
- 導入に時間がかかる
- 保守や運用の負担が増える
企業向けeラーニングシステムの導入事例
最後に、弊社のeラーニングシステムの導入事例を紹介します。
一般社団法人 D様
こちらの法人様は、新型コロナウイルスの影響で映像配信による研修を行っているものの、進捗管理や受講履歴管理ができていないことが課題でした。
【解決策】
動画配信と受講管理ができるシステムを導入することで、増大する受講者管理と受講管理、2つの課題を同時に解決する。
【成果】
徐々に受講率も高まり、導入から半年で映像配信による研修スタイルが認知された。また、集合研修時よりも研修運営にかかる人的コストは大幅に削減できた。
製薬会社 Ｆ様
こちらの企業様は、集合研修欠席者へ補講研修を実施するためにeラーニングを導入し、従業員評価基準の公平性を図ることを目的とされていました。
【解決策】
機能改修により、課題である補講研修および単位管理を一つのシステムで実現せさる。
【成果】
欠席者も研修を受講でき、公平な単位管理・評価基準が実現した。集合研修への参加が義務から任意になったことで、タイムマネジメントがしやすくなった。
Ｔ財団様
多忙な介護従事者も、オンラインによる研修で時間に拘束されることなく、自分の都合で学習できた。
以上の事例から、eラーニングは業務効率化や生産性向上に役立つことがわかります。
対面研修の物理的な障壁や手作業による管理の手間など、従来の研修にありがちな課題を解決し、さまざまなデバイスから一元管理できるeラーニング。ぜひあなたの会社でも活かしてみてください。
【解決策】
より多くの受講者を確保し、何度でも繰り返し学習できるeラーニングでの研修を実施する。
【成果】
多忙な介護従事者も、オンラインによる研修で時間に拘束されることなく、自分の都合で学習できた。
以上の事例から、eラーニングは業務効率化や生産性向上に役立つことがわかります。
対面研修の物理的な障壁や手作業による管理の手間など、従来の研修にありがちな課題を解決し、さまざまなデバイスから一元管理できるeラーニング。ぜひあなたの会社でも活かしてみてください。
さいごに：企業向けeラーニングシステムは導入目的を明確にして選ぶことが大切
企業向けeラーニングシステムを選ぶ際は、システムの種類やコスト、費用など大枠の基本ポイントを比較検討することが大切です。そのうえで、eラーニングを実施する際に重視したい機能・仕様が備わっているか確認しましょう。
昨今では、多くの業者から企業向けeラーニングシステムが提供されているため、「どのメーカーも似たり寄ったりで、決定打がわからない」という担当者もいらっしゃるかもしれません。
その際は導入目的を振り返り、どのような課題を解決したいのか明確にしましょう。そのうえで各メーカーのシステムを細かく比較し、自社の条件を満たすものを絞り込んでみてください。
